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La gestione dei metadati è probabilmente il processo più trascurato dell’intero sistema di gestione e di governance dei dati. Ciò è in gran parte dovuto al basso livello di maturità con cui spesso, ancora oggi, viene affrontata la definizione e l’implementazione di un programma di document recognition.
A cosa serve la document recognition?
La document recognition è una componente decisiva di qualsiasi avanzato sistema di gestione dei metadati perché permette il riconoscimento intelligente dei documenti e consente di estrarre reale valore dai dati. Ha tre funzionalità principali:
- La document recognition consente la classificazione dei metadati. Il riconoscimento intelligente dei documenti interpreta il contenuto e i modelli dei documenti, cartacei ed elettronici, per identificarne automaticamente il tipo e determinarne l’inizio e la fine. Ad esempio, attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è possibile processare un intero documento per acquisire informazioni e confrontarle con i dati archiviati di documenti già noti.
- La document recognition consente l’estrazione di metadati. Una volta classificato un documento, il riconoscimento intelligente dei documenti estrae automaticamente i dati importanti e crea le informazioni necessarie sia per avviare determinati processi aziendali sia per riempire il database a disposizione di una serie di altre applicazioni, come per esempio i sistemi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e dei contenuti aziendali (ECM).
- La document recognition consente il rilascio di metadati. Le soluzioni intelligenti di riconoscimento dei documenti esportano automaticamente dati e immagini (come PDF ricercabili) all’interno di un processo o flusso di lavoro aziendale o di qualsiasi sistema a valle. Queste informazioni sono immediatamente disponibili per l’uso: possono essere impiegate in tempo reale per ottenere insight su operazioni e clienti o per consentire ai lavoratori di agire rapidamente.
Document recognition: tutti i vantaggi
I metadati organizzano e tracciano l’intero ciclo di vita digitale delle informazioni aziendali,
incluse quelle che riguardano processi, procedure e utenti, e forniscono una traccia di
controllo che si rivela preziosa per la tua azienda. La document recognition, semplificando la
gestione dei metadati, produce notevoli vantaggi.
Il valore della document recognition risiede nella possibilità di classificare e organizzare
i metadati in modo più efficiente e di fornire informazioni di qualità superiore sulle
azioni presenti e future.
In conclusione, l'utilizzo della document recognition rappresenta un passo fondamentale per
ottimizzare la gestione dei metadati nelle aziende, riducendo i costi, minimizzando gli
errori, rispettando l'ambiente e aumentando la sicurezza dei dati.
L'intelligenza artificiale e il machine learning, di cui si avvale questa
tecnologia, consentono di riconoscere, classificare ed estrarre automaticamente informazioni
preziose dai documenti, trasformandoli in dati di qualità superiore utilizzabili in tempo
reale. In un mondo sempre più digitalizzato, l'importanza dei metadati e delle tecniche di
gestione avanzate, come la document recognition, diventa sempre più cruciale per il
successo di qualsiasi azienda. In questo scenario, le organizzazioni sono chiamate a
sfruttare appieno i vantaggi di queste tecnologie, adattandole alle proprie esigenze
specifiche, per poter competere efficacemente nel mercato moderno.
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