Perchè Google Workspace favorisce il change management

Semplicità d’uso ed esperienza ottimizzata su tutti i device sono alcune delle caratteristiche di Google Workspace che favoriscono il change management.

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20.02.2023

Tempo di lettura 4 minuti

Google sostiene la centralità del change management nel percorso di adozione di Google Workspace. Il concetto è molto interessante: la forza del prodotto e la sua capacità di trasformare le aziende, rendendole agili e moderne, non dipende solo dal prodotto stesso, ma anche – e soprattutto – dalla capacità di integrarlo alla perfezione nella cultura e nei processi dell’azienda.

Questo tipo di integrazione, che è molto diversa da quella con cui si confronta l’IT, può risultare complessa per diversi motivi:

perché coinvolge tutta l’azienda e si può quindi scontrare con modelli organizzativi complessi;
perché diverse funzioni hanno un ruolo attivo nel percorso e devono operare in sinergia: IT, HR e Comunicazione in primis;
perché non si tratta solo di adottare nuovi strumenti ma di rivedere e riprogettare molti processi;
perché in molte aziende convivono generazioni diverse, con approcci differenti nei confronti della tecnologia;
perché la stragrande maggioranza degli esseri umani sviluppa una resistenza al cambiamento come forma di difesa di fronte all’uscita dalla propria comfort zone.

L’esigenza di un articolato percorso di adozione, basato su framework di riconosciuto valore, è dunque fondamentale per accorciare i tempi di coesistenza tra Google Workspace e le soluzioni legacy precedenti, per vincere le resistenze, aumentare la produttività e, soprattutto, per massimizzare il ROI della transizione a Google Workspace.

La necessità di cambiare e i pilastri del Change Management

Dato l’impatto del cambiamento, molte aziende – soprattutto quelle più grandi e strutturate – potrebbero nutrire alcune perplessità. La trasformazione, però, non può essere rimandata: ce l’ha insegnato la pandemia, che ha diffuso a livello planetario il concetto di business resilience fondato (anche) sulla potenza del lavoro agile, ma lo dimostra ogni giorno il successo di aziende flessibili, veloci e interconnesse, che proprio su queste doti hanno sviluppato modelli di business innovativi. Non cambiare equivale a perdere quota.

Il change management può essere favorito da (almeno) due fattori: il passaggio verso un prodotto che, per doti intrinseche, è in grado di portare al cambiamento; affidarsi a un partner di riconosciuta capacità, solidità ed esperienza che guidi le imprese nella trasformazione. Le aziende, di fronte a un cambiamento epocale come quello che conduce a Google Workspace e all’agile working, devono sapere di non essere sole, e in buone mani.

In questo senso va letta la partnership tra Google Cloud e TIM, che ha portato a Google Workspace Trust Edition, ma soprattutto a una fitta collaborazione tra le due aziende che si traduce in consulenza, assistenza specialistica e nella capacità di guidare le imprese lungo tutto il percorso di adozione, senza mai privarle di un supporto fondamentale per il loro successo.

Le doti di Google Workspace che favoriscono il change management

Affidarsi a un partner competente e adottare un framework riconosciuto sono aspetti fondamentali del change management, ma – come anticipato – anche il prodotto stesso può favorire il cambiamento. Google Workspace è un esempio eloquente di tutto ciò: grazie alla sua semplicità d’uso, all’adozione di un modello cloud nativo, al pieno supporto per la produttività mobile e a molti altri aspetti, è in grado di semplificare l’evoluzione dell’impresa verso il nuovo paradigma di lavoro. Ecco alcuni aspetti rilevanti:

● User Experience ottimizzata: Google Workspace è nato per garantire un’esperienza semplice e coerente su tutti i dispositivi di lavoro. L’interfaccia ricalca la semplicità dei prodotti consumer, accelerando enormemente il percorso di adozione e riducendo le resistenze.
● Un solo modello di lavoro: Google Workspace trasforma le aziende. Porta con sé nuove dinamiche e processi e li propone come unico modello di lavoro: non c’è coesistenza tra modalità tradizionali e nuove dinamiche collaborative, bensì un solo modello efficiente e connesso. Le aziende che passano a Google Workspace da strumenti legacy devono mettere in conto un po’ di discontinuità, ma non corrono alcun rischio di incertezza legata alla coesistenza di dinamiche differenti.
● Semplificazione di attività e processi: Google Workspace nasce per semplificare il lavoro, favorendo così il change management. Ciò che prima richiedeva diversi passaggi, e-mail, allegati e telefonate, oggi si gestisce ed esegue senza mai abbandonare la piattaforma, con pochi click del mouse o tocchi di schermo.
● Centralizzazione delle comunicazioni: altro aspetto che favorisce il change management è la centralizzazione delle comunicazioni, fenomeno opposto alla frammentazione precedente. Grazie a Google Workspace la comunicazione multicanale (interna all’azienda o verso l’esterno) è gestita all’interno di un unico ambiente.
● Semplificazione dei processi IT: per l’IT i benefici sono straordinari. Il modello cloud nativo assicura l’assenza di costi per hardware e manutenzione del software, ma soprattutto non impone l’apprendimento di nuove skill e la ricerca di competenze specialistiche dall’esterno.

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